# Nowy Refektarz — projekt polityki prywatności **Status: projekt do uzupełnienia i weryfikacji, nie gotowa informacja prawna.** W przesłanym materiale nie było właściwego projektu polityki (pozostał znacznik „WKLEJ TU PROJEKT”). Opracowanie korzysta z obecnej informacji na stronie oraz przeglądu kodu serwisu. Nie zastępuje oceny prawnej ani potwierdzenia konfiguracji i umów. Nie uruchamia zbierania danych. Część 1 jest udostępniona na stronie jako projekt, nie kompletna polityka. --- ## Część 1. Polityka prywatności — tekst roboczy ### 1. Administrator i kontakt Administratorem danych osobowych serwisu Nowy Refektarz jest **SWP**. - Pełna nazwa rejestrowa SWP: **Stowarzyszenie Wspierania Przedsiębiorczości**, KRS **0000047870**, NIP **5791171337** (oficjalny odpis aktualny KRS). - Adres siedziby: **ul. Boczna 7A/1, 82-200 Malbork, Polska** (oficjalny odpis aktualny KRS). - Kontakt ogólny z administratorem: **swp@swp.business**, tel. **+48 517 933 173** (publiczna strona kontaktowa SWP). Żądanie dotyczące danych można skierować również pisemnie na adres siedziby. **[do uzupełnienia: potwierdzić adres dedykowany sprawom ochrony danych lub obsługę takich żądań przez kontakt ogólny]**. - Kontakt z inspektorem ochrony danych, jeśli został wyznaczony: **[do uzupełnienia: potwierdzić, czy wyznaczono IOD; jeśli tak, podać kontakt]**. Dostawca hostingu, poczty lub modelu AI nie jest wskazywany w tej polityce jako administrator danych SWP. Jego rzeczywistą rolę i ewentualne odrębne cele przetwarzania należy potwierdzić w dokumentacji i umowach. ### 2. Obecny stan serwisu Serwis przedstawia koncepcję Nowego Refektarza. Ankieta i asystent pytań są obecnie wyłączone. Nie można przesyłać przez nie nowych odpowiedzi ani pytań. Opublikowanie kompletnej informacji o przetwarzaniu danych jest jednym z warunków ich uruchomienia. Wyłączenie tych funkcji nie oznacza, że przy odwiedzinach strony nie dochodzi do żadnego przetwarzania danych. Informacje o obsłudze połączeń, logach, usługach zewnętrznych i pamięci przeglądarki wymagają potwierdzenia: **[do uzupełnienia]**. Jeżeli przed wyłączeniem funkcji zapisano dane, informacja o ich zakresie, dalszym przechowywaniu i sposobie obsługi praw użytkowników: **[do uzupełnienia]**. ### 3. Odwiedziny strony i obsługa techniczna - Cele przetwarzania: **[do uzupełnienia: określić faktyczne cele obsługi strony, logowania zdarzeń i ochrony przed nadużyciami]**. - Kategorie danych: **[do uzupełnienia: potwierdzić zakres, np. adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej strony, informacje o przeglądarce — nie traktować przykładów jako potwierdzenia zbierania]**. - Podstawa prawna każdego celu: **[do uzupełnienia po ustaleniu faktycznego procesu]**. Jeżeli SWP korzysta z prawnie uzasadnionego interesu, należy opisać ten interes: **[do uzupełnienia]**. - Odbiorcy i okres przechowywania: **[do uzupełnienia]**. ### 4. Kontakt e-mail Kontakt ogólny SWP: **swp@swp.business**. **[do uzupełnienia: potwierdzić, czy ten adres obsługuje również sprawy serwisu Nowy Refektarz]**. Jeżeli użytkownik napisze do SWP, przedmiotem przetwarzania będą jego adres e-mail i treść korespondencji, a także inne dane, które sam prześle. Zakres danych technicznych przetwarzanych przez usługę pocztową: **[do uzupełnienia]**. - Cel obsługi korespondencji: udzielenie odpowiedzi i załatwienie sprawy opisanej w wiadomości. Inne faktyczne cele, jeśli występują: **[do uzupełnienia]**. - Podstawa prawna, odpowiednia do rodzaju korespondencji: **[do uzupełnienia]**. Nie każda wiadomość wymaga zgody; właściwej podstawy nie należy wybierać automatycznie. - Dostawca poczty, jego rola i inni odbiorcy: **[do uzupełnienia]**. - Okres przechowywania lub kryteria ustalania tego okresu: **[do uzupełnienia]**. - Ewentualne przekazywanie danych poza EOG: **[do uzupełnienia zgodnie z pkt 8]**. Podanie danych w wiadomości jest dobrowolne. Brak adresu umożliwiającego odpowiedź lub informacji potrzebnych do rozpoznania sprawy może uniemożliwić odpowiedź albo jej załatwienie. Ewentualne ustawowe lub umowne wymagania dla szczególnych spraw: **[do uzupełnienia, jeśli dotyczą]**. ### 5. Asystent pytań — funkcja wyłączona, opis przed przyszłym uruchomieniem Poniższy opis dotyczy planowanego działania. Nie oznacza, że asystent jest obecnie dostępny. Po uruchomieniu treść pytania będzie przekazywana dostawcy modelu AI w celu przygotowania odpowiedzi. Przed uruchomieniem SWP musi ustalić, czy przekazywany będzie także kontekst wcześniejszej rozmowy i jakie dane techniczne będą towarzyszyć żądaniu. - Cel korzystania z AI: przygotowanie odpowiedzi na pytania o koncepcję i dokumenty serwisu. - Podstawa prawna przetwarzania oraz ewentualnego zapisywania historii: **[do uzupełnienia osobno dla każdego celu]**. - Kategorie danych: treść pytania i dane osobowe, które użytkownik sam w niej poda; zakres historii rozmowy i metadanych: **[do uzupełnienia]**. - Dostawca modelu AI i pośrednicy obsługujący żądanie: **[do uzupełnienia]**. - Rola każdego dostawcy (podmiot przetwarzający, dalszy podmiot przetwarzający lub odrębny administrator) i zakres przetwarzania: **[do uzupełnienia na podstawie umów]**. - Przechowywanie danych przez dostawców, logowanie, wykorzystanie do ulepszania modeli i dostęp personelu: **[do uzupełnienia na podstawie aktualnych warunków, ustawień i umów]**. Nie potwierdzono, że dostawca AI nie przechowuje danych. - Lokalizacje przetwarzania i transfery poza EOG: **[do uzupełnienia zgodnie z pkt 8]**. **Historia w bazie serwisu.** Przygotowany mechanizm przewiduje odrębny zapis rozmów i wiadomości w bazie serwisu. Samo wyłączenie asystenta nie potwierdza usunięcia wcześniejszych zapisów. Faktyczny zakres danych, retencja, zasady dostępu oraz stan wcześniejszych rozmów: **[do uzupełnienia]**. **Lista rozmów w przeglądarce.** Przygotowany mechanizm wykorzystuje local storage, a nie cookie ani session storage, do zapamiętania listy maksymalnie 50 identyfikatorów rozmów. Nie jest to kopia treści całych rozmów. W obecnych stronach pytań mechanizm ten nie jest wywoływany. Zachowanie wcześniejszych wpisów, czas ich pozostawania, cel i warunki przyszłego użycia: **[do uzupełnienia]**. **Usuwanie.** Usunięcie wpisów local storage nie oznacza usunięcia wiadomości z bazy serwisu ani danych u dostawców. Procedura żądania usunięcia rozmowy, sposób identyfikacji właściwej rozmowy, zakres usuwania, kopie zapasowe i ewentualne ograniczenia: **[do uzupełnienia]**. Nie potwierdzono dostępnej funkcji samodzielnego usuwania rozmów. Podanie pytania będzie dobrowolne. Bez niego asystent nie przygotuje odpowiedzi; podstawowe treści strony pozostają dostępne bez użycia asystenta. Nie należy wpisywać danych wrażliwych ani zbędnych danych własnych lub innych osób. ### 6. Ankieta — funkcja wyłączona Przed uruchomieniem ankiety należy uzupełnić: - Cel i podstawę prawną zbierania odpowiedzi: **[do uzupełnienia]**. - Kategorie danych, w tym odpowiedź, kategoria uwagi, dobrowolny komentarz i ewentualne metadane: **[do uzupełnienia po potwierdzeniu]**. - Warunki anonimowości: **[do uzupełnienia; brak pola na nazwisko nie przesądza o anonimowości]**. - Zakres publikowania wyników, zasady agregacji i ochrony przed identyfikacją: **[do uzupełnienia]**. - Retencję danych i zasady usuwania: **[do uzupełnienia]**. Udział ma być dobrowolny. Niepodanie odpowiedzi oznacza brak udziału w ankiecie, bez ograniczenia dostępu do treści strony. Potwierdzenie skutków niepodania pozostałych pól: **[do uzupełnienia]**. ### 7. Cookies, local storage i usługi zewnętrzne Cookies, local storage i session storage to różne mechanizmy zapisywania informacji w urządzeniu użytkownika. Zasady dostępu do urządzenia nie ograniczają się do cookies. Potwierdzono w przygotowanym kodzie mechanizm local storage listy identyfikatorów rozmów opisany w pkt 5. Nie potwierdzono pełnego zestawu mechanizmów używanych w opublikowanym serwisie ani usługach osadzonych. Dla każdego mechanizmu należy podać: **[do uzupełnienia: nazwa, dostawca, cel, zapisywane informacje, czas działania, warunki uruchomienia i kwalifikacja jako niezbędny albo wymagający uprzedniej zgody]**. - Cookies i mechanizmy sesji: **[do uzupełnienia]**. - Analityka, pomiar odwiedzin i śledzenie: **[do uzupełnienia — nie potwierdzono ich obecności ani braku]**. - Mapa, zasoby graficzne i inne usługi zewnętrzne: **[do uzupełnienia: odbiorcy żądań i zakres przekazywanych danych]**. - Mechanizm wyrażenia, odmowy i wycofania zgody, jeśli wymagany: **[do uzupełnienia]**. Mechanizmy wymagające zgody nie powinny działać przed jej udzieleniem. Wyjątki dotyczące niezbędności należy ocenić dla rzeczywistego celu, a nie wyłącznie nazwy technologii. Nie deklarujemy, że wszystkie cookies są niezbędne. ### 8. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG Dane mogą być udostępniane wyłącznie odbiorcom i usługom wynikającym z rzeczywistego działania serwisu. Lista odbiorców lub ich kategorii, cele, role i zakres danych: **[do uzupełnienia: hosting, utrzymanie serwisu, poczta, AI, mapa, dystrybucja plików i inne faktycznie używane usługi]**. Informacja, czy występują transfery poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym dostęp z państw trzecich: **[do uzupełnienia]**. Jeżeli występują, trzeba wskazać państwa lub wystarczająco konkretny zakres transferu, odbiorców, stosowany mechanizm prawny (np. właściwa decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia) oraz sposób uzyskania kopii zabezpieczeń lub informacji o nich: **[do uzupełnienia]**. Nie potwierdzono żadnego konkretnego mechanizmu transferu. ### 9. Okresy przechowywania Dane są przechowywane przez okresy wynikające z właściwych, ustalonych celów. Konkretne okresy lub zrozumiałe kryteria ich ustalania: - Logi i dane techniczne: **[do uzupełnienia]**. - Korespondencja e-mail: **[do uzupełnienia]**. - Rozmowy i wiadomości w bazie: **[do uzupełnienia]**. - Odpowiedzi ankietowe: **[do uzupełnienia]**. - Informacje w urządzeniu użytkownika: **[do uzupełnienia]**. - Dane u dostawców i w kopiach zapasowych: **[do uzupełnienia]**. Nie ustalono żadnego potwierdzonego okresu przechowywania. Limit liczby identyfikatorów rozmów nie jest okresem retencji. ### 10. Prawa użytkownika W zakresie przewidzianym przez RODO można żądać dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia danych przysługuje przy spełnieniu ustawowych warunków, w szczególności gdy podstawą jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się automatycznie. Jeżeli podstawą jest prawnie uzasadniony interes lub zadanie realizowane w interesie publicznym, można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją użytkownika. Jeśli dane są przetwarzane do marketingu bezpośredniego, sprzeciw w tym celu nie wymaga takiego uzasadnienia. Jeżeli podstawą jest zgoda, można ją wycofać w dowolnym momencie; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Sposób wycofania zgody: **[do uzupełnienia dla faktycznie stosowanych zgód]**. Prawa nie są bezwarunkowe; ich zakres zależy od procesu i podstawy prawnej. Żądanie można zgłosić do SWP: **[do uzupełnienia: rzeczywisty kontakt i procedura]**. SWP może potrzebować informacji niezbędnych do identyfikacji danych i zweryfikowania tożsamości, bez zbierania danych nadmiarowych. Informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem udziela się bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. RODO przewiduje możliwość przedłużenia tego terminu o dwa kolejne miesiące w uzasadnionych przypadkach; o przedłużeniu i przyczynach trzeba poinformować w pierwszym miesiącu. Użytkownik ma prawo złożyć skargę do **Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych**. Informacje o sposobie złożenia skargi: https://uodo.gov.pl/pl/83/155. ### 11. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje Czy serwis stosuje profilowanie lub podejmuje wobec użytkowników decyzje oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływają: **[do uzupełnienia po weryfikacji]**. Samo generowanie odpowiedzi przez asystenta nie przesądza o występowaniu takiej decyzji. Jeżeli procesy te występują, należy opisać istotne zasady działania, znaczenie i przewidywane konsekwencje oraz właściwe gwarancje i prawa, w tym możliwość zakwestionowania decyzji i udział człowieka, gdy wymaga tego RODO: **[do uzupełnienia]**. ### 12. Aktualizacje Data obowiązywania kompletnej polityki i numer wersji: **[do uzupełnienia]**. Ten projekt nie jest oświadczeniem, że wszystkie procesy zostały zweryfikowane prawnie i technicznie. --- ## Część 2. Informacje i decyzje potrzebne przed publikacją Poniższa lista jest materiałem redakcyjnym, **nie częścią polityki dla użytkowników**. 1. **Tożsamość SWP.** Jaka jest pełna nazwa rejestrowa i siedziba? Który potwierdzony adres przyjmuje żądania dotyczące danych? Czy wyznaczono IOD? 2. **Inwentaryzacja procesów.** Jakie dane przetwarza już samo otwarcie strony? Czy zachowały się wcześniejsze rozmowy i głosy, logi lub kopie? Kto ma do nich dostęp? 3. **Cele i podstawy.** Jaką podstawę prawną SWP przyjmuje osobno dla korespondencji, AI, historii rozmów, ankiety i logów? Jeśli podstawą jest uzasadniony interes, jaki interes i jaka ocena równowagi go uzasadniają? Jeśli zgoda, gdzie i jak jest dokumentowana oraz wycofywana? 4. **Dostawcy i role.** Jakie podmioty obsługują hosting, bazę, pocztę, pliki, mapę, AI i ewentualną analitykę? Które są procesorami, podprocesorami, a które działają we własnych celach? Czy zawarto wymagane umowy powierzenia? 5. **AI.** Co dokładnie jest wysyłane: pytanie, historia, dokumenty, adres IP, identyfikatory? Który dostawca i model obsługują faktyczne żądania? Jakie ustawienia i umowy dotyczą retencji, logowania, szkolenia modeli oraz dostępu personelu? 6. **Transfery.** W jakich krajach dane są przechowywane i skąd można uzyskać dostęp? Na jakiej zweryfikowanej podstawie odbywa się każdy transfer poza EOG? Jak użytkownik uzyska informację lub kopię zabezpieczeń? 7. **Retencja i usuwanie.** Jakie okresy lub kryteria obowiązują dla każdej kategorii, w tym kopii zapasowych i logów dostawcy? Kto wdraża usuwanie i w jaki sposób je sprawdza? 8. **Urządzenie użytkownika.** Jakie cookies i wpisy pamięci faktycznie pojawiają się na każdej podstronie? Które są niezbędne, a które wymagają zgody? Czy użytkownik może równie łatwo odmówić i później wycofać zgodę? 9. **Ankieta.** Czy odpowiedzi da się połączyć z osobą przez metadane lub komentarz? Jakie wyniki i komentarze będą publikowane? Jak zapobiega się identyfikacji przy małych liczbach? 10. **Prawa i dobrowolność.** Jak SWP odnajdzie rozmowę po żądaniu użytkownika, który nie ma konta? Jak zabezpieczy weryfikację tożsamości? Jakie dane są rzeczywiście konieczne do każdej funkcji i co się dzieje bez nich? 11. **Profilowanie.** Czy występuje ocena użytkownika, personalizacja, marketing lub decyzje istotnie wpływające na osobę? Czy potrzebne są dalsze zabezpieczenia albo ocena skutków dla ochrony danych? 12. **Publikacja i ponowne uruchomienie.** Uzupełnić pola, usunąć robocze warianty, ocenić całość prawnie, opublikować zgodny z faktami tekst, a następnie oddzielnie sprawdzić gotowość funkcji. Samo przygotowanie polityki nie uzasadnia odblokowania zbierania danych. --- ## Część 3. Twierdzenia techniczne do sprawdzenia Przegląd kodu nie jest audytem opublikowanej konfiguracji, bazy ani umów. | Twierdzenie | Ustalenie z kodu / pytanie kontrolne | |---|---| | „Asystent i ankieta są wyłączone” | Kod ma wyłącznik zbierania danych; obsługa nowych pytań zwraca odmowę, a strony pytań wyświetlają komunikat. Sprawdzić także opublikowaną wersję, uprawnienia bazy i brak alternatywnych dróg zapisu/odczytu. | | „Rozmowy nie są przechowywane” | Takiego wniosku nie wolno wyciągać z wyłączenia funkcji. Przygotowany kod operuje na tabelach rozmów i wiadomości. Sprawdzić wcześniejsze wiersze, logi i kopie, bez udostępniania ich publicznie. | | „Historia jest tylko w przeglądarce” | Nie: odrębny mechanizm local storage przechowuje listę do 50 identyfikatorów; treści przewidziano w bazie. Sprawdzić wcześniejsze wpisy i docelowe użycie. | | „Usunięcie historii z przeglądarki usuwa rozmowę” | Nie wynika to z kodu. Sprawdzić niezależną procedurę usuwania w bazie, kopiach i u dostawców. | | „Nie używamy cookies ani analityki” | Niepotwierdzone. Zmierzyć cookies, local/session storage i ruch sieciowy w opublikowanym serwisie przed i po zgodzie oraz odmowie, w tym na mapie i przy ładowaniu zasobów. | | „Dostawca AI nie przechowuje danych / nie trenuje na nich modeli” | Niepotwierdzone. Wymagane aktualne warunki, ustawienia konkretnej usługi i umowy całego łańcucha dostawców. Wyłączona obsługa pytań nie wskazuje obecnie aktywnego dostawcy modelu. | | „Wszystkie dane pozostają w EOG” | Niepotwierdzone. Sprawdzić regiony, podprocesorów, zdalny dostęp i logi; sama lokalizacja głównej bazy nie wystarcza. | | „Ankieta jest anonimowa” | Sprawdzić możliwość identyfikacji po komentarzu, IP, identyfikatorach, małych grupach i logach. | | „Kontakt e-mail jest gotowy” | W treści serwisu brak potwierdzonego adresu do uwag. Sprawdzić odbiorcę, usługę pocztową, procedury i retencję. | | „Nie profilujemy / nie podejmujemy istotnych decyzji automatycznych” | Wymaga sprawdzenia rzeczywistych celów oraz usług zewnętrznych; samo użycie AI nie rozstrzyga tej kwestii. | --- ## Źródła i data weryfikacji — poza treścią polityki **Data sprawdzenia źródeł i kodu: 8 listopada 2026 r.** Sprawdzono poniższe oficjalne źródła. Nie przeprowadzono audytu umów, opublikowanej konfiguracji ani historycznych danych. Dostępny tekst ujednolicony PKE nosi datę redakcyjną 16 października 2026 r.; przed przyjęciem polityki trzeba dodatkowo potwierdzić ewentualne zmiany i przepisy wchodzące w życie między tą datą a dniem publikacji. Nie jest to zapewnienie pełnej weryfikacji stanu prawnego. 1. **RODO — oficjalny tekst polski, EUR-Lex**: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/HTML/?uri=CELEX%3A02016R0679-20160504. Art. 12–14: obowiązek informacyjny i przejrzystość; art. 15–22: prawa; art. 28: powierzenie; art. 44–49: transfery poza EOG. 2. **Prawo komunikacji elektronicznej, ustawa z 12 lipca 2024 r., Dz.U. 2024 poz. 1221 — ELI**: https://eli.gov.pl/eli/DU/2024/1221. Oficjalny tekst ujednolicony: https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/1221/text/U/D20241221Lj.pdf. Art. 399–400: przechowywanie informacji i dostęp do informacji w urządzeniu, informacja i zgoda oraz wyjątki dotyczące niezbędności. Regulacja obejmuje także mechanizmy inne niż cookies. 3. **Wytyczne dotyczące przejrzystości, WP29, udostępnione przez UODO**: https://uodo.gov.pl/pl/file/1430. Pomoc interpretacyjna do jasności i dostępności informacji; nie zastępuje przepisów ani oceny konkretnego procesu. 4. **Wytyczne EROD 05/2020 dotyczące zgody, wersja 1.1, udostępnione przez UODO**: https://www.uodo.gov.pl/file/3714. Zgoda dobrowolna, konkretna, świadoma, jednoznaczna; jej wycofanie powinno być równie łatwe jak udzielenie. 5. **UODO — zakres prawa sprzeciwu w zależności od podstawy przetwarzania**: https://uodo.gov.pl/pl/138/3840. Sprzeciwu z art. 21 nie należy przedstawiać jako prawa przysługującego bezwarunkowo przy każdej podstawie. 6. **UODO — złożenie skargi**: https://uodo.gov.pl/pl/83/155. ### Uzupełniające pytania prawne i techniczne - Czy SWP uzyskuje dane osób z innych źródeł niż od tych osób, np. w wiadomościach dotyczących osób trzecich? Jeśli tak, ocenić obowiązek z art. 14 RODO: kategorie i źródła danych oraz właściwy termin poinformowania (co do zasady nie później niż miesiąc, a odpowiednio wcześniej przy pierwszym kontakcie lub ujawnieniu); ewentualne wyjątki trzeba uzasadnić. Uzupełnić politykę i procedury zgodnie z rzeczywistym procesem: **[do uzupełnienia]**. - Czy serwis lub hosting uruchamia raportowanie błędów zawierające adres strony, komunikaty lub stos wywołań? W kodzie istnieje warunkowe przekazywanie do narzędzi raportujących, ale aktywność, odbiorcy i zakres w produkcji nie zostały potwierdzone. - Czy mechanizmy sesji zapisują informacje dla zwykłego odwiedzającego? Kod przewiduje obsługę sesji; nie oznacza to automatycznie aktywnej sesji ani zapisu na urządzeniu każdego użytkownika. Trzeba sprawdzić rzeczywiste zachowanie poza podglądem. - Czy zastosowano blokadę uprawnień bazy? Plik migracji przewiduje ograniczenie dostępu z zachowaniem wcześniejszych rekordów; sam plik nie potwierdza wdrożenia ani liczby zapisów. Nie należy uruchamiać zbierania danych na podstawie tego opracowania. ## Weryfikacja danych SWP — 8 listopada 2026 r. - Nazwa rejestrowa, KRS, NIP i adres: oficjalny odpis aktualny KRS, https://api-krs.ms.gov.pl/api/krs/OdpisAktualny/0000047870?rejestr=S&format=json. - Kontakt ogólny: https://swp.business/kontakt. Publiczny kontakt nie potwierdza wyznaczenia IOD ani dedykowanej procedury ochrony danych. - Wersja 2 uzupełnia dane administratora; nie potwierdza umów, retencji, transferów ani podstaw prawnych.